Descrição da Vaga

1. As secretárias trabalharão no regime de Pool atendendo a todos os executivos de acordo com as demandas e disponibilidades;

2. ORGANIZAÇÃO DAS AGENDAS: Auxiliar, quando realmente necessário, na organização de compromissos corporativos conforme as prioridades, horários, local e data, utilizando Outlook, bem como programar reuniões e visitas para facilitar o cumprimento das obrigações dos Superintendentes.

3. VIAGENS NACIONAIS: emissão de passagem aérea, providenciar reserva em hotéis, elaboração de roteiro de viagem, check-in, check-list, prestação de contas.

4. VIAGENS INTERNACIONAIS: preenchimento de formulário interno de autorização de viagem, prestação de contas de adiantamento; cotação de passagem aérea com a confirmação da validade do passaporte e do Visto, reserva de hotel, atualização agenda no Outlook, check-in, agenda de compromissos sobre o período da estadia, check-list diversos, seguro-viagem, solicitação de roaming internacional, compra de moeda local.

5. PAGAMENTOS: Seguir com o trâmite interno das notas fiscais;

6. CURSOS: Confirmar participação e providenciar a inscrição através de formulário de autorização. Preencher o formulário interno para aprovações necessárias, fechar agenda no Outlook, follow-up da agenda do evento, confirmação da inscrição por e-mail para o organizador, seguir com a nota fiscal para pagamento.

7. Auxílio em audioconferencias, videoconferências e salas de reuniões.

8. ARQUIVO: Arquivar documentos em compartimentos específicos, mediante classificação prévia e ordem específica, colocando-os em local adequado para facilitar a consulta e evitar possíveis extravios, a fim de mantê-los devidamente organizados.

9. SOLICITAR CARTÕES DE VISITAS: preencher formulário interno, encaminhar para área responsável para emissão dos cartões e fazer follow-up até o recebimento do cartão para o usuário.

10. Coffee break da área Comercial (Clientes): Reservar sala, auxiliar na definição do cardápio com base no número de participantes, contratar o buffet, disponibilizar equipamentos eletrônicos, solicitar vaga de estacionamento e acompanhar o evento como todo.

11. OUTROS SERVIÇOS: motoboy, receber visitantes, professores até a sala, solicitações de almoços, coroa de flores, entre outros.